ניהול זמן אפקטיבי - להפחתת לחץ נפשי

ניהול הזמן באופן אפקטיבי עוזר בניהול הסטרס והלחץ הנפשי בעבודה,

וההשפעה שלהם על החיים הפרטיים.

הנה כמה טיפים לניהול זמן באופן אפקטיבי, אשר יעזרו להפחתת מתח ולחץ נפשי:

1) תכנון - להקצות בסוף כל יום או בתחילתו כמה דקות לתכנון.

• לבדוק את המטלות שבוצעו היום (ורמת נחיצותן) .

• לתכנן את יום המחר.

• לקבוע מגבלת זמן לכל פעילות. (לבדוק על מה ניתן לוותר, או לפצל לפעילויות קצרות יותר)

• לקבוע סדר יום שלא יתיש אתכם, ויהיו בו זמנים עודפים והפסקות.

2) ארגון וסדר –

• לסדר את שולחן העבודה, הלוח, המחשב, החדר, באופן שקל לראות ולזכור פריטים.

• לעבוד עם יומן, שעון ותזכורות. לקבוע שעות קבועות לבדיקת היומן והתכנון.

• לקחת בחשבון את הדברים הנדרשים לביצוע המטלות המתוכננות– חומרים, אנשים, מכשולים.

3) דירוג עדיפויות – לחלק את המשימות לפי דירוג של חשיבות ודחיפות.

• להתחיל מהמשימות החשובות והדחופות ביותר.

• לתכנן זמן במשך השבוע למשימות חשובות שהן פחות דחופות.

4) טיפול ב"גזלני זמן" – לזהות את גזלני הזמן, לסנן במידת האפשר, או לדחות ביצוע לזמנים נוחים יותר.

• ישיבות ופגישות - לשמור על זמני פגישות קצרים וענייניים. לקבוע מועדי סיום לפגישות ולעמוד בהם.

• ממונים - לתקשר עם הממונים על לוחות הזמנים, הצרכים שלכם לשם עמידה בזמנים, ההפרעות, החריגות והזיגזגים הגורמים לדחיות בלוחות הזמנים.

• כפיפים – לעודד את עובדיכם לעבודה עצמאית. אם יש להם בעיות, לבוא עם פתרונות אפשריים.

5) חריגים - לשמור זמן לטיפול בבעיות חריגות ובהפרעות חיצוניות.

להשאיר מרווחים של זמן פנוי במהלך היום, אליהם ניתן להכניס משימות בלתי צפויות, גלישות מלוחות הזמנים, עניינים אישיים.

6) פרודוקטיביות –

• לשבץ משימות הדורשות ריכוז ומחשבה לשעות הערנות המרבית שלכם. לדחות באסרטיביות הפרעות מבחוץ בזמנים אלו (כולל טלפונים, הודעות ומיילים).

• לא לדחות דברים לרגע האחרון. (לבצע משימות לא נעימות מוקדם ככל האפשר בסגנון "טפל ושכח").

• את זמני הביניים ו"השעות המתות" לנצל לביצוע משימות פשוטות ומונוטוניות, כמו ניירת ותיוק, או למענה על טלפונים ומיילים.

7) האצלת סמכויות -

• לתת לאחרים לבצע מה שהם יכולים לבצע באופן טוב, ולכם אין בו יתרון יחסי.

• לשתף אנשים שאתם סומכים עליהם גם בקבלת החלטות.

• לתת לאחרים לטפל במשימות דחופות שחשיבותן לטווח הארוך נמוכה יחסית.

8) מנוחה ושמירה על הבריאות –

• לאכול נכון ובזמנים קבועים.

• לעשות הפסקות להתמתחות ופעילות גופנית מתונה.

• בשעות המנוחה להרפות ולהשתחרר לגמרי מענייני עבודה.

• לתכנן חופשות מהעבודה.

אמצו לכם את מה שקל לכם יותר לבצע.

גם אם מצליחים לממש רק חלק מהמוצע בטיפים הללו, רמת המתח והלחץ ירדו.